◆SEIRIN◆ 鍼灸つながるカルテ~予約を受け付けてみよう~

はりと健康は仲がいい
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– コンテンツ –
  1. ネット予約のメリットって?
  2. ネット予約(即予約)
  3. ネット予約(仮予約)
  4. 電話で受けた予約を鍼灸つながるカルテで管理する
  5. 来院状況の管理
  6. ネット予約で予約受付をいつでも自由に、管理もラクラク♪

【鍼灸つながるカルテ導入検討中の先生必見!】
鍼灸つながるカルテで一緒に予約を受け付けてみよう

鍼灸つながるカルテ

ネット予約のメリットって?

ネット予約を導入すると得られるメリット、それは”業務の効率化”です。鍼灸院内のネット予約は、業務効率化に期待できるのでしょうか。
どのようなメリットがあるのか、具体的に見てみましょう。

① 予約受付が24時間対応に

電話予約だと営業時間内にしか受け付けすることができませんよね。ネット予約であれば営業時間外であったとしても、24時間いつでも受けることが可能です。時間の制限がない分、予約を受けやすくなり鍼灸院側も対応の幅が広がります。

時間を気にしなくて良いので、自分のタイミングで予約を申し込めることから、ネット予約は利用者のメリットも大きいです。

2019年以降、美容室サロン利用者の予約方法では、男女ともにネット予約が電話予約を上回る*¹などIT需要の高まりがみられることから、利用者側のネット予約の注目度の高さが分かります。

*¹株式会社リクルートライフスタイル. 過去1年間における美容室・理容室の利用に関する実態調査(PDF)(参照 2021.06.11)

② 施術に集中できる環境作りを

電話で受ける予約などのお問い合わせ、もちろん鍼灸院にとってはうれしいものです。しかし施術中だと電話に出られなかったり、出られたとしても施術中は目の前の患者さんに時間を割きたい気持ちを抱えていたり。なんてこと、ありますよね。

ネット予約を取り入れることにより、電話対応にかける時間を少なくできるので、施術に集中できる環境作りができます。

③ スケジュール管理

鍼灸つながるカルテのネット予約で予約を受け付けると、鍼灸院のスケジュールを一元管理できます。受け付けた予約は自動でスケジュールに反映されるため、万が一電話等で予約の問い合わせがあってもすぐに確認し、手動で簡単に登録できます。予約の管理を一本化することでダブルブッキングの防止に繋がります。

■ 顧客管理

オンラインで新規患者の予約を受け付けると、自動的に患者情報が登録されます。自動で患者情報を登録・管理することができるので、顧客管理の手間を減らすことができます。

先生の業務負担を減らす助けとなりうる、ネット予約機能。予約受付、スケジュール管理、そして顧客管理まで、これら全て、鍼灸つながるカルテで一括管理をしてみませんか?

2つの予約方法(即予約と仮予約)

鍼灸つながるカルテのネット予約では受付方法が2つ存在します。
「ネット予約(即予約)」と「ネット予約(仮予約)」です。それぞれ特徴とやり方を解説していきます。

ネット予約(即予約)

ネット予約(即予約)は、患者様が予約をした時点で予約が確定する受付方法です。
患者様がはりのマイカルテで好きな日時・コース等を選び予約をします。患者様が予約をすると、受付された先着順の予約は鍼灸つながるカルテの予約履歴一覧に表示されます。
確認方法は簡単です。予約履歴一覧を開いて、

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「患者氏名」をタップして予約詳細を開いて確認するだけ♪

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ネット予約(仮予約)

ネット予約(仮予約)は受け付けた予約に対して、“承認/却下” の選択を行うことができます。ワンクッション置くことが出来るため、予定の再確認やダブルブッキング等のトラブル回避が可能です。

◇ 活用方法

受け付けた予約に対して、一度確認してから受け付けるかどうか決めたい場合などに活用いただけます。

ネット予約(仮予約)も同様、まずは患者様がはりのマイカルテで予約をします。
その後予約履歴一覧を開き、受け付けた予約の確認を行います。
ここまではネット予約(即予約)と同じですね。

ネット予約(仮予約)で受け付けた予約は、“承認制”です。予約ステータスのアイコンに「仮予約」アイコンが確認できます。(※下記画像参照)

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患者氏名をタップし、予約詳細画面で予約内容を確認しましょう。
「① 予約を確定する」または「② 仮予約をキャンセルする」のいずれかを選びます。

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患者氏名をタップし、予約詳細画面で予約内容を確認しましょう。
「① 予約を確定する」または「② 仮予約をキャンセルする」のいずれかを選びます。

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上記①または②を選ぶと予約履歴一覧の表示が確定状態に変わり、「仮予約」ステータスのアイコンが消えます。

電話で受けた予約を鍼灸つながるカルテで管理する

電話や来院時などネット以外で受けた予約を鍼灸つながるカルテで管理することも可能です。この場合は手動で予約を作成します。
ネット予約で受けた予約と併せた、スケジュール管理がアプリで一括管理が出来ちゃうんです♪

メニューバーをタップし予約履歴一覧を開き、+をタップします。

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予定作成画面を開いたら、まずはどの患者様の予約を作成するのかを選びます。新規患者の場合は①をタップし新たに作成。
すでに登録してある既存患者の場合は②を押して該当の患者様を選びます。

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作成したい予約のコース、担当者、日付を選択したら「作成する」をタップして完了です。

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ネット予約以外で受けた予約はこのようにして手動で作成することが可能です。作成後は予約一覧から確認が出来きるようになります。

来院状況の管理

来院状況ステータスは、「予約日を過ぎた予約に対して、患者様が実際に“来院した/来院しなかった”のどちらかを選択することで、その予約を完結させる。」というものです。

メニューバーの予約アイコンをタップし該当の予約を一覧から選びます。
予約詳細が表示されたら来院済みの場合は “来院した”、しなかった場合は “来院しなかった” をタップしましょう。

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ネット予約で予約受付をいつでも自由に、管理もラクラク♪

今まで限られた時間帯に行っていた電話予約を24時間いつでも対応可能になったり、受け付ける予約のスケジュール管理が楽になったり、そして予約をした患者様の顧客情報の管理ができたり。

鍼灸院の予約受付・管理の負担を減らすことができる鍼灸つながるカルテのネット予約、ぜひ活用してくださいね!

次回は、「電子カルテに挑戦!」で、“電子カルテの作成と共有” についてです。
お楽しみに!


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